はじめに
Gmailの検索機能の使い方を詳しく解説します。
自分は何気なく検索窓にキーワードを入れてメール検索していました。
その場案、宛先、送信先、本文、など全てを対象にキーワードを含むメールを検索することになります。
（詳しくは後述します）
今回の記事では宛先、送信先、本文のみを検索対象にする方法や、
そもそも検索ダイアログの見方がよくわからない、といった疑問を持つ方々を対象に解説を行います。
そしてORやANDを用いた複数キーワードを入力するような高度な検索方法にも触れてゆきたいと思います。
検索窓に直接キーワードを入力する方法
こちらは一番基本的な検索方法です。検索窓に直接キーワードを入力します。
冒頭で述べたように、宛先、送信先、本文、など全てを対象にキーワードを含むメールを検索することになります。
また大文字小文字の区別はなく、日本語の場合は部分一致検索になります。
例えば「内閣」で検索した場合、
「内閣総理大臣」「内閣官房」「内閣調査室」「岸田内閣 」「菅内閣 」などが検索結果として表示されます。
そして、おそらくあまり知られていない注意事項があります。
連続した半角英数は、全ての文字を入力する必要があり、途中で区切ると検索結果から除外されます。
例えば、「google」という文字が含まれるメールを検索したい場合、「goo」や「gle」だけではヒットしません。「google」と検索窓に入力して始めて「google」を含むメールが検索結果に表示されます。
また、例えば途中でドットなどの記号を含む「gmail.com」などを含んだメールを検索したい場合、 この場合は「gmail」でも「com」で検索してもどちらでもヒットします。
なかなか言葉では伝わりづらいと思いますが、色々試してみて規則を把握頂ければよろしいかと思います。これらの検索規則は以降に述べる検索ダイアログを利用した場合も同様です。
あとはあまり気にする必要はないと思いますが、検索対象にはラベル名も含みますので、受信メールにラベルをつけて自動振分けをシている場合、検索キーワードがラベル名と同じだった場合は、そのラベルがついたメールが全て検索結果に表示されます。
検索ダイアログによる検索方法
ここから検索ダイアログを用いた様々な検索方法について解説します。
From、TO、件名 による検索
まずは、以下の①～③のみにキーワードを入れた場合は以下の検索を行います。
これらは特に問題ないと思います。
- ① 送信元アドレス（FROM）のみを対象にキーワード検索
- ② 送信先アドレス（TO）のみを対象にキーワード検索
- ③ 件名をキーワードのみを対象検索
②はあまり使う機会は無いと思いと思いますが、自分以外の特定のアドレスをTOに含むメールを検索したい場合が活用機会になるでしょう。
また、①と②にキーワードを入力した場合は、送信元と送信先にそれぞれに入力したキーワードを含むメールをOR検索します。
①と③、②と③も同様で、①～③全てにキーワードを入力した場合は、前章の検索窓に直接キーワードを入力した場合と同様の結果になります。
含む、含まない による検索
次に以下④と⑤について、それぞれ意味する内容は以下の通りです。
- ④ 送信元アドレス（FROM）、送信先アドレス（TO）、件名、本文、ラベル名など、全てを対象にキーワード検索を行う。
- ⑤ 送信元アドレス（FROM）、送信先アドレス（TO）、件名、本文、ラベル名など、全てを対象にキーワードを含まないメールを検索する。
要するに④は、検索窓に直接キーワードを入力する方法と同じ内容です。
サイズ、検索する前後期間、検索対象（ラベルなど）による検索
残りは得に迷うことはないと思いますが簡単に内容に触れてゆきたいと思います。
- ⑥ メールのサイズが指定サイズより大きいが、小さいかで絞り込めます。単位は「MB」「KB」「バイト」の3つ
- ⑦ 検索対象の期間をカレンダーで指定した日付を中心に、前後1日の範囲から前後1年まで絞り込めます。
- ⑧ デフォルトでは「すべてのメール」が対象ですが、「受信トレイ」や自分の作成したラベルや、「ごみ箱」からも検索できます。
⑥、⑦については以下のように値を入力している場合のみ条件が適用されます。⑦の期間指定はまあまあ使い道がありそうですかね。
添付ファイルあり、チャットは除外する による検索
最後⑨、⑩はチェックを入れるだけです。⑩についてはGoogle chat アプリによるチャットのやり取りを除外する機能なのですが、そもそもチャット機能を使ったことがない人もいると思うのでここでは割愛します。
複数条件の指定方法について
最後に複数条件の指定方法について解説します。
検索ダイアログに複数項目指定した場合
下のような場合、検索結果にヒットするのは両方の条件を満たしているメールのみです。
いわゆるAND検索です。
- 送信元に「test」
- 件名に「テスト」
また、以下のようなケースだと、送信元に「test」を含むメールの中から「テスト」というキーワードがどこにもない（件名、本文など）メールだけを対象にします。
ある項目に複数キーワード指定する場合（AND、OR 検索）
例えば送信元に「google」または「amazon」のどちらかを含むメールを検索したい場合は「OR」でキーワードをつなぎます。
反対に「google」と「amazon」どちらも含むキーワードを検索したい場合は「AND」でキーワードをつなぎます。
注意点として、ORもANDも大文字で記載する必要があります。
まあメールの検索に複数キーワードを入力するようなケースはあまり無いような気もしますが、検索ダイアログの２つ以上の項目にキーワードを入力した場合はAND検索になる、というのは覚えておいても良いと思います。
以上でメール検索機能の仕組みの紹介とさせて頂きます。
まだまだ知らないことがたくさんあると思いますので、今後新たな発見があれば追記したいと思います。
最後までご覧頂きありがとうございます。
